Memakai HoC

HoC menampilkan obrolan WhatsApp seperti WhatsApp Web, tetapi satu nomor dapat dibuka oleh beberapa pengguna sekaligus. WhatsApp tersambung lewat WAHA (WhatsApp HTTP API) di server; Anda cukup masuk dengan akun HoC.

flowchart LR
    accTitle: Alur pesan di HoC
    accDescr: Pelanggan mengirim pesan WhatsApp, WAHA meneruskannya ke server HoC, lalu semua pengguna yang berhak melihatnya dan salah satu membalas.
    A["Pelanggan kirim pesan"] --> B["WAHA (nomor tertaut)"]
    B --> C["Server HoC"]
    C --> D["Pengguna 1"]
    C --> E["Pengguna 2"]
    D -- "membalas" --> B

Masuk

Buka HoC, isi Username, NIP, Email, atau Nomor Telepon pegawai beserta Kata sandi dari admin, lalu tekan Masuk. Ganti kata sandi lewat menu akun (avatar di kanan atas) → Akun saya. Keluar lewat menu yang sama.

Notifikasi & Suara

HoC mendukung notifikasi lokal (peramban) dan notifikasi push latar belakang (PWA) agar Anda tidak melewatkan pesan penting dari pelanggan:

• Notifikasi lokal peramban: Saat pesan atau panggilan masuk dan aplikasi sedang berada di tab lain atau di balik aplikasi lain, peramban memunculkan kartu pemberitahuan (lengkap dengan nama pengirim, nomor/grup, dan sesi WhatsApp) serta memainkan nada dering lembut.
• Web Push latar belakang: Dengan mendaftarkan peramban (lewat menu Akun saya → Notifikasi & Suara), notifikasi tetap diterima sekalipun semua tab peramban ditutup atau saat menggunakan HuChat yang terpasang sebagai aplikasi (PWA) di komputer dan ponsel.
• Pengaturan personal: Di halaman Akun saya, masing-masing agen dapat menyalakan/mematikan suara, memilih apakah cuplikan isi pesan ditampilkan di kartu notifikasi, membatasi notifikasi hanya saat jendela tidak sedang dilihat, serta melakukan tes nada dering dan tes Web Push.

Obrolan

• Kiri: daftar obrolan terbaru — obrolan berikutnya dimuat otomatis saat Anda menggulir ke bawah (atau tekan Muat obrolan lain). Ikon kecil di depan nama menandai grup (ikon orang), saluran (ikon toa), dan daftar siaran (ikon menara). Di atas daftar: nama nomor (pilih bila Anda punya beberapa), ikon status pembaruan langsung (gelombang = langsung, wifi tercoret = berkala; dapat ditekan untuk menyambung ulang paksa), tombol pena untuk obrolan baru, dan menu ⋮ (muat ulang, arsip, kelola label). Saringan label ada di ujung kotak pencarian (ikon label). Pilih nomor WhatsApp (sesi) di kotak paling atas bila Anda punya akses ke lebih dari satu. Cari dengan nama atau nomor.
• Kanan: isi percakapan — pesan lama dimuat otomatis saat menggulir ke atas (atau tekan Muat pesan sebelumnya); posisi baca tidak melompat. Tulis pesan di kotak bawah lalu tekan Enter (atau tombol kirim). Shift + Enter untuk baris baru.
• Media diterima: sebelum dimuat, foto dan video tampil sebagai gambar kecil buram seukuran aslinya. Foto dan stiker dimuat otomatis saat terlihat; video (Putar, beserta durasinya), pesan suara, dan berkas menunggu tombol agar hemat kuota.
• Layar penuh: tekan foto (atau tombol perbesar di pojok video) untuk melihatnya di layar penuh. Panah kiri/kanan berpindah ke foto/video lain di obrolan itu, Unduh menyimpan berkasnya, Esc menutup.
• Nama seperti WhatsApp: pengirim di grup, orang yang disebut (@…), dan obrolan tampil dengan nama kontak tersimpan; bila tidak tersimpan, ~nama profil beserta nomornya, atau nomor telepon saja.
• Tautan & format: tautan di pesan dapat diklik (terbuka di tab baru), dan bila pengirim menyertakan pratinjau tautan, tampil kartu berisi judul, deskripsi, dan gambar. Format WhatsApp ikut tampil: *tebal*, _miring_, ~coret~, dan `kode`.
• Templat pesan & balasan cepat: tombol petir (⚡) di samping kotak tulis membuka pemilih templat. Pilih templat untuk langsung memasukkan teks salam, info tagihan, format lapor gangguan, atau jam layanan ke kotak tulis. Anda juga dapat menekan / saat kotak pesan kosong untuk membuka templat dengan cepat. Templat terbagi dua: Global (dibuat oleh Admin untuk seluruh tim) dan Pribadi (dibuat oleh masing-masing agen).
• Lampiran & jenis pesan lain: tombol + di kiri kotak tulis.
  • Foto, video, atau berkas (maks. 16 MB) — bisa diberi keterangan.
  • Rekam pesan suara — izinkan mikrofon, lalu Kirim suara atau Batal (maks. 5 menit).
  • Lokasi — pakai lokasi perangkat atau tulis koordinat.
  • Kontak — kirim kartu kontak (nama + nomor).
  • Polling — pertanyaan dengan 2–12 pilihan; jumlah suara tampil di gelembung dan bertambah seketika.
• Di ponsel (seperti WhatsApp):
  • Tekan lama sebuah pesan → lembar opsi dengan baris reaksi cepat di atas, lalu Balas, Salin, Teruskan, Sematkan, Bintang, Edit, Hapus.
  • Geser pesan ke kanan untuk membalasnya.
  • Kotak tulis tidak membuka keyboard sendiri saat obrolan dibuka; Enter membuat baris baru, kirim dengan tombol kirim (keyboard tetap terbuka).
• Di komputer: arahkan kursor ke pesan → tombol 😊 (reaksi cepat) dan tombol panah (menu aksi); klik kanan juga membuka menu. Enter mengirim, Shift + Enter baris baru.
• Aksi pesan:
  • Balas — mengutip pesan; kutipan tampil di atas kotak tulis dan dapat dibatalkan. Menekan kutipan di sebuah balasan menggeser ke pesan aslinya (pesan lama dimuat otomatis bila perlu) dan menyorotnya sebentar.
  • Reaksi — 👍 ❤️ 😂 😮 😢 🙏. Pilih emoji yang sama sekali lagi untuk menghapus reaksi.
  • Teruskan — kirim ulang pesan ke obrolan lain di nomor yang sama.
  • Salin teks, Beri bintang — bila WhatsApp server tidak mendukung bintang, bintang hanya tersimpan di HoC sebagai penanda bersama tim.
  • Simpan pesan / Pengaduan — simpan pesan masuk ke daftar pesan tersimpan dengan Kategori (default: Pengaduan, Informasi, Permohonan, Apresiasi, Lainnya), Jenis Pengaduan (seperti Air Mati / Terhenti, Pipa Bocor / Pecah, Air Keruh, Meter Rusak, Tagihan Melonjak, dll.), Label / Kata Kunci (dipisahkan koma), Prioritas (Rendah, Sedang, Tinggi, Darurat), Status Tindak Lanjut (Baru, Diproses, Selesai, Arsip), serta Catatan Petugas. Gelembung pesan yang tersimpan akan memiliki lencana ikon penanda (bookmark).
  • Edit — hanya pesan dari nomor ini, sekitar 15 menit setelah dikirim. Tertulis diedit oleh <nama>.
  • Hapus untuk semua orang — hanya pesan dari nomor ini. Tertulis Pesan ini dihapus oleh <nama>.
• Pesan yang diedit, dihapus, atau diberi reaksi oleh lawan bicara ikut berubah seketika.
• Siapa yang membalas: pesan yang dikirim lewat HoC diberi keterangan oleh <nama> agar rekan satu tim tahu siapa yang menjawab. Pesan yang dikirim langsung dari ponsel tidak punya keterangan ini.
• Centang: satu centang = terkirim, dua centang = diterima, dua centang biru = dibaca. Pembaca layar membacakan statusnya sebagai teks.
• Obrolan baru: tombol pena di samping pilihan sesi. Tulis nomor dengan kode negara (awalan 0 dianggap +62). Nomor diperiksa dulu; bila tidak terdaftar di WhatsApp, obrolan tidak dibuka.
• Aksi obrolan:
  • Sematkan obrolan / Lepas sematan obrolan — obrolan yang disematkan selalu berada di urutan teratas daftar percakapan dan memiliki penanda ikon pin. Pada komputer/layar besar, Anda dapat langsung menekan tombol pin di bilah kepala percakapan, mengarahkan kursor ke baris obrolan lalu menekan tombol panah (⌄), atau klik kanan pada baris obrolan di daftar.
  • Arsipkan / Keluarkan dari arsip — obrolan arsip pindah ke tombol Diarsipkan (n) di bawah daftar.
  • Tandai belum dibaca — obrolan ditandai lagi sebagai belum dibaca.
  • Hapus obrolan (pemilik sesi/admin) — wajib mengetik HAPUS (tersedia di menu titik tiga kepala percakapan).
• Sematkan pesan: menu pesan → Sematkan (24 jam, 7 hari, 30 hari). Pesan tersemat tampil di bilah atas percakapan; tekan untuk melompat ke pesannya.
• Cari pesan di obrolan: tekan tombol kaca pembesar (🔍) di bilah kepala percakapan atau pilih Cari pesan di menu titik tiga. Masukkan kata kunci untuk menemukan teks pesan, nama berkas, atau tautan. Gunakan tombol panah atas/bawah (atau Enter / Shift + Enter) untuk melompat antarhasil pencarian, dan tekan Esc untuk menutup bilah cari.
• Gulir ke pesan terakhir (Scroll to bottom): saat Anda menggulir ke atas untuk mencari pesan lama atau setelah melompat ke kutipan/sematan, tombol bulat melayang (⌄) akan muncul otomatis di sudut kanan bawah percakapan. Tekan tombol ini untuk langsung kembali ke pesan paling baru (terbawah). Bila ada pesan baru masuk saat Anda sedang berada di atas, tombol menampilkan lencana jumlah pesan baru tersebut.
• Pencarian obrolan: kotak cari nama atau nomor di daftar obrolan dilengkapi tombol silang (X) untuk mengosongkan kata kunci dengan satu klik.
• Bila WhatsApp server tidak mendukung arsip, sematan obrolan, sematan pesan, atau bintang, fitur itu tetap berjalan di HoC saja (tertulis hanya di HoC) — terlihat oleh seluruh tim, tetapi tidak di ponsel.
• Online & mengetik: di bawah nama lawan bicara tampil online, sedang mengetik…, atau terakhir dilihat (bila privasinya mengizinkan). Saat Anda mengetik, lawan bicara juga melihat sedang mengetik….
• Info kontak: tekan nama/foto di kepala percakapan — foto, nama profil, nomor, Simpan kontak ke buku alamat WhatsApp, serta Blokir/Buka blokir (pemilik sesi/admin). Di panel info ini juga terdapat:
  • Penugasan Obrolan: tugaskan obrolan kepada petugas/agen tertentu dan perbarui status pengerjaan (Terbuka, Sedang diproses, Selesai). Nama petugas dan statusnya akan tampil pada lencana (badge) obrolan di daftar percakapan.
  • Catatan Internal Tim: tulis catatan khusus seputar tindak lanjut, riwayat pengaduan, atau koordinasi antarpetugas. Catatan internal ini hanya tersimpan di HoC dan dapat dibaca oleh tim (tidak pernah terkirim ke WhatsApp lawan bicara).
  • Pesan Tersimpan & Aduan: melihat ringkasan pesan atau aduan dari kontak pelanggan tersebut yang telah disimpan oleh tim.
• Membuka sebuah obrolan menandainya sudah dibaca di WhatsApp (pengirim melihat centang biru).
• Penanda Pembaruan langsung aktif berarti pesan baru muncul seketika. Bila tertulis Pembaruan berkala (ikon wifi tercoret berkedip), pesan diperiksa ulang tiap 10 detik; Anda dapat menekan ikon tersebut kapan saja untuk memaksa koneksi tersambung kembali (force reconnect).

Grup

• Info grup: buka obrolan grup, tekan nama grup di kepala percakapan. Terlihat nama, deskripsi, jumlah anggota, peserta beserta perannya, dan apakah nomor ini admin grup.
• Grup baru / Gabung grup (pemilik sesi/admin): tombol pena → tab Grup baru (nama + nomor peserta) atau Gabung grup (tempel tautan undangan → Periksa tautan → Gabung).
• Bila privasi seseorang tidak mengizinkan dimasukkan langsung, HoC memberi tahu nomornya — kirimkan tautan undangan kepadanya.
• Bila nomor ini admin grup, pemilik sesi/admin HoC juga dapat: mengubah nama, deskripsi, dan foto grup; mengatur siapa yang boleh mengubah info/mengirim pesan/menambah anggota dan persetujuan anggota baru; menampilkan atau mengganti tautan undangan; menambah, mengeluarkan, menjadikan/mencabut admin; serta menyetujui/menolak permintaan bergabung.
• Keluar dari grup wajib mengetik KELUAR.

Label

Bila nomor memakai WhatsApp Business, obrolan dapat diberi label (mis. Baru, Diproses, Selesai) — dipakai bersama ponsel dan semua pengguna HoC.

• Memberi label: buka obrolan, pilih label di kotak Label pada kepala percakapan (boleh lebih dari satu).
• Menyaring: pilih label di kotak Saring menurut label di atas daftar obrolan.
• Kelola label (pemilik sesi/admin): tombol label di samping saringan — tambah, ganti nama/warna, hapus.

Label selalu tampil dengan namanya; warna hanya pelengkap.

Kontak

• Prioritas nama kontak: Nama kontak yang tersimpan di buku telepon WhatsApp nomor sesi aktif selalu menjadi prioritas utama pada gelembung obrolan dan daftar percakapan (seperti pada WhatsApp Web/ponsel). Bila nomor belum disimpan di kontak, nama profil publik WhatsApp (~pushname) ditampilkan sebagai penanda.
• Simpan / ubah nama kontak: Tekan nama/foto di kepala percakapan (panel Info kontak) → Simpan kontak untuk menyimpan atau memperbarui nama kontak langsung ke buku telepon akun WhatsApp nomor tersebut.

HoC mengingat obrolan yang terakhir dibuka per nomor: setelah membuka halaman lain (mis. Perangkat), kembali ke Obrolan langsung membuka obrolan itu lagi. Menutup obrolan dengan tombol kembali membuatnya dilupakan.

Di ponsel, daftar dan percakapan tampil bergantian; tombol panah kiri kembali ke daftar.

Pesan Tersimpan & Pengaduan Pelanggan

Fitur Pesan Tersimpan memudahkan penanganan aduan pelanggan dan pencatatan pesan penting:

• Menyimpan Pesan dari Obrolan:

  • Pada komputer: arahkan kursor ke pesan → klik ikon panah (⌄) atau klik kanan → pilih Simpan pesan….
  • Pada ponsel: tekan lama pesan → pilih Simpan pesan….
  • Formulir penyimpanan menyediakan:
    • Kategori: Pengaduan, Informasi, Permohonan, Apresiasi, atau Lainnya.
    • Jenis Pengaduan: pilihan umum pelanggan Tirta Patriot (Air Mati / Terhenti, Pipa Bocor / Pecah, Air Keruh / Berbau / Berwarna, Meter Air Rusak / Macet / Bocor, Tagihan / Lonjakan Rekening, dll.) atau jenis kustom.
    • Label / Kata Kunci: kata kunci pencarian (mis. bocor, kranji, urgent).
    • Prioritas: Rendah, Sedang, Tinggi, atau Darurat.
    • Status Tindak Lanjut: Baru, Diproses, Selesai, atau Arsip.
    • Catatan Petugas: catatan internal penanganan untuk tim.
  • Pesan yang sudah disimpan ditandai dengan ikon penanda (bookmark) pada gelembung pesan.

• Halaman Pesan Tersimpan (/tersimpan):

  • Buka menu Tersimpan di navigasi utama.
  • Menampilkan ringkasan statistik: total pesan tersimpan, aduan baru, aduan sedang diproses, dan yang telah selesai.
  • Tabel dilengkapi pencarian kata kunci, penyaring kategori, status, dan prioritas, serta dapat diakses penuh melalui keyboard dan pembaca layar.
  • Tombol aksi per pesan: Buka Obrolan (ke percakapan terkait), Ubah Tindak Lanjut (perbarui status atau catatan), dan Hapus dari daftar tersimpan.

Balas Otomatis

Menu Balas Otomatis (ikon robot) mengirim balasan sendiri saat pesan masuk, sesuai aturan yang Anda buat. Tekan Tambah aturan, lalu atur:

• Berlaku untuk
  • Tim — membalas semua obrolan pada sesi yang dipilih. Dibuat oleh pemilik sesi; aturan tim untuk Semua sesi hanya oleh admin.
  • Pribadi — hanya membalas obrolan yang ditugaskan kepada Anda (lihat penugasan di panel info obrolan). Cocok untuk pesan sedang cuti atau tidak di tempat; nyalakan/matikan dengan sakelar Aktif.
• Pemicu (Balas saat)
  • Setiap pesan masuk.
  • Pesan berisi kata kunci — beberapa kata dipisah koma (mis. tagihan, bayar), dengan cara cocok berisi kata, sama persis, atau diawali kata. Huruf besar/kecil tidak dibedakan.
  • Pesan pertama / sapaan — hanya bila kontak belum mengirim pesan selama sekian jam (bawaan 12 jam). Penghitungan dimulai sejak aturan balas otomatis pertama dibuat.
• Waktu (WIB) — Di luar jam kerja, Dalam jam kerja, atau Kapan saja. Jam kerja diatur per hari (Senin–Minggu); jam selesai yang lebih kecil dari jam mulai berarti melewati tengah malam. Mulai/Sampai tanggal membatasi aturan pada rentang tertentu, misalnya hari libur atau cuti bersama.
• Kontak — Semua kontak, Hanya nomor tertentu, atau Semua kecuali nomor tertentu (mis. mengecualikan nomor internal). Nomor 08… otomatis menjadi 628…. Pesan grup hanya dibalas bila Balas juga pesan di grup dicentang.
• Balasan — isi pesan (bisa diambil dari templat). Variabel {nama}, {nomor}, {tanggal}, {jam} diganti otomatis.
• Jeda balas ulang — kontak yang sama tidak dibalas lagi oleh aturan itu sebelum jeda habis (bawaan 60 menit).
• Diam bila petugas aktif — aturan tidak membalas bila petugas baru saja mengirim pesan ke obrolan itu dalam sekian menit terakhir.

Aturan diperiksa dari Urutan terkecil; hanya satu balasan per pesan masuk (aturan pertama yang cocok). Taruh aturan yang lebih khusus (kata kunci, aturan libur) di urutan lebih kecil daripada aturan umum. Lencana Berlaku sekarang menandai aturan aktif yang waktunya cocok saat ini. Balasan otomatis tampil di obrolan dengan keterangan oleh Balas otomatis.

flowchart TD
  accTitle: Alur balas otomatis
  accDescr: Pesan masuk diperiksa terhadap aturan aktif berurutan; aturan pertama yang cocok kontak, waktu, dan pemicunya mengirim satu balasan bila jedanya sudah lewat.
  A[Pesan masuk] --> B{Ada aturan aktif untuk sesi ini?}
  B -- Tidak --> Z[Tidak membalas]
  B -- Ya --> C[Periksa aturan urut terkecil]
  C --> D{Kontak, waktu, pemicu cocok?}
  D -- Tidak --> C
  D -- Ya --> E{Jeda balas ulang sudah lewat?}
  E -- Tidak --> Z
  E -- Ya --> F[Kirim balasan]

Siaran

Halaman Siaran (pilih sesi di kanan atas):

• Status — pemilik sesi/admin dapat mengirim status teks (warna latar, jenis huruf) atau foto/video/suara. Kosongkan Penerima untuk semua kontak (mengikuti privasi status di ponsel), atau isi nomor tertentu. Status yang dikirim lewat HoC tercatat beserta pengirimnya dan dapat dihapus; status berlaku 24 jam.
• Saluran — daftar saluran yang diikuti/dikelola, pratinjau pesan terbaru, tautan; pemilik sesi/admin dapat membisukan, berhenti mengikuti, membuat saluran baru, menghapus saluran milik sendiri, serta mencari dan mengikuti saluran publik.

Perangkat (nomor WhatsApp)

Setiap sesi adalah satu nomor WhatsApp yang tertaut ke WAHA. Di halaman Perangkat terlihat status tiap sesi:

Pemilik sesi dan admin dapat Mulai, Hentikan, Tautkan ulang (membersihkan kredensial lama dan menyiapkan QR baru tanpa kehilangan hak akses), Keluarkan WhatsApp (memutus perangkat tertaut), Hapus, dan Atur akses. Untuk Tautkan ulang, Keluarkan WhatsApp, dan Hapus, Anda wajib mengetik nama sesi sebagai konfirmasi. Sesi bawaan server tidak dapat dihapus dari HoC. Membuat sesi baru: tombol Sesi baru. Jumlah sesi yang dapat berjalan bergantung pada edisi dan konfigurasi WAHA di server.

Server WAHA (admin)

Admin melihat ringkasan server WAHA di atas daftar sesi: versi, engine, edisi, menyala sejak, jumlah sesi tersambung, dan apakah pembaruan langsung tersambung.

Akun & profil

Tombol Akun & profil (sesi tersambung) menampilkan nama, nomor, foto, dan kuota pesan ke kontak baru dari WhatsApp beserta pembatasan penjangkauan bila ada. Pemilik sesi/admin juga dapat mengganti nama profil, Info (about), dan foto profil; mengatur nomor tampil online/offline; serta Mulai ulang sesi.

Panggilan masuk

Saat halaman Obrolan terbuka, panggilan suara/video masuk ke nomor yang sedang dibuka tampil sebagai pemberitahuan dengan tombol Tolak. Panggilan tidak dapat diangkat dari HoC.

Atur akses

• Semua pengguna (kotak masuk bersama): setiap akun HoC boleh membuka dan membalas. Sesi bawaan server diatur seperti ini.
• Anggota: hanya pengguna yang dipilih (ditambah pemilik dan admin).
• Admin dapat mengganti pemilik.

Membatasi agen hanya ke nomor/instance tertentu:

1. Pastikan peran pengguna adalah Agen di halaman Pengguna (bukan Admin, karena Admin selalu dapat mengakses semua nomor).
2. Di halaman Perangkat, tekan tombol Akses pada nomor/sesi yang ingin ditugaskan.
3. Matikan opsi Semua pengguna (kotak masuk bersama).
4. Pada daftar Anggota, centang pengguna/agen tersebut, lalu tekan Simpan.
5. Pada sesi lain yang tidak boleh diakses oleh agen tersebut, pastikan switch Semua pengguna dalam keadaan mati dan nama agen tidak dimasukkan ke daftar anggota. Agen hanya akan melihat sesi yang diizinkan untuknya di halaman Obrolan.

Pengguna (khusus admin)

Halaman Pengguna untuk menambah akun, mengubah nama/peran, menyetel ulang kata sandi, dan menghapus akun:

• Admin: melihat semua sesi WhatsApp, mengelola pengguna, templat global, dan pengaturan sistem.
• Agen: membuka dan membalas obrolan pada sesi yang diizinkan, mengelola templat pribadi, serta dapat membuat sesi sendiri.

Log aktivitas (bila server memakai database): di bawah daftar pengguna, admin melihat siapa melakukan apa dan kapan — masuk, gagal masuk, kirim/edit/hapus/teruskan pesan, hapus obrolan, blokir, ubah akses sesi, kelola pengguna — dan dapat menyaringnya per pengguna.

Lihat juga Pertanyaan yang Sering Diajukan dan Aksesibilitas dan Navigasi Keyboard.